Hello chers Audacieuses et Audacieux ! Vous l’avez peut-être déjà remarqué, le bien-être au travail est un sujet que j’affectionne particulièrement. Pourquoi ? Parce notre vie professionnelle est très souvent vécue comme une source de stress importante. Et le manque de temps y est pour beaucoup. Alors comment faire pour ne plus vous sentir débordée au travail ? Nous avons déjà vu dans un article précédent comment le bullet journal peut vous aider à vous organiser. Cette semaine, je vous donne 5 solutions concrètes pour gagner du temps, que j’ai eu l’occasion d’appliquer pendant mes années de salariée et qui ont fait leurs preuves.
5 solutions pour gagner du temps au travail
#1 Consulter vos emails une seule fois par jour
Gain de temps estimé : 1h par jour (pour environ 12 emails)[rara_spacing spacing_height= »10px »]
Comme c’est pratique cette petite notification en bas à droite de notre écran qui nous avertit à chaque fois que nous recevons un email. En plus nous pouvons même choisir le son qui l’accompagne !
Maintenant que cette notification a bien attiré notre attention, nous mourrons d’envie de lire cet email sûrement très important (à moins que ça ne soit encore une blague de votre collègue Bernard ^^ ). Nous abandonnons donc notre tâche en cours. Puis une fois notre curiosité satisfaite, nous reprenons ce que nous faisions.[rara_spacing spacing_height= »10px »]
Vous avez l’impression que ça ne vous a pris que quelques secondes… En êtes-vous bien sûre ?[rara_spacing spacing_height= »10px »]
En réalité, il vous faudra plusieurs minutes pour reprendre votre tâche où vous l’aviez laissée et retrouver votre concentration initiale.
Sans compter que cet email que vous avez reçu, vous l’avez lu mais l’avez-vous traité ? Probablement pas. Donc à ce laps de temps, vous pouvez ajouter qu’il vous faudra le lire une seconde fois lorsque vous serez disponible pour y répondre.
Et bien sûr, vous pouvez multiplier ce temps perdu par le nombre d’emails que vous recevez chaque jour.
Pour gagner du temps, voici :
Ma solution radicale : Désactivez les notifications dans les options de votre boîte email. Et consultez tous vos emails une seule fois dans la journée, par exemple le matin en arrivant au bureau.
Ma solution cool : Désactivez les notifications dans les options de votre boîte email et consultez vos emails à chaque fois que vous terminez une tâche.
#2 Traiter vos emails dès leur lecture
Gain de temps estimé : 30 minutes par jour pour environ 10 emails[rara_spacing spacing_height= »10px »]
Avant, je commençais par lire toutes la série d’emails que j’avais reçue, puis ensuite je les reprenais un par un pour y répondre. Puis j’ai fini par comprendre qu’en m’organisant de cette façon, je lisais chaque email 2 fois… Pas très efficace.
Ma solution pour gagner du temps : Répondez à chaque email immédiatement après sa lecture. puis classez-le dans vos emails traités.[rara_spacing spacing_height= »10px »]
#3 Gagner du temps en limitant les interruptions
Gain de temps estimé : 20 minutes par interruption évitée[rara_spacing spacing_height= »10px »]
Coups de fil, emails, collègues « qui passaient par là », ou qui ont une vraie question sur un dossier, pause café, etc. Les sollicitations ne manquent pas.
Le problème, c’est que comme nous l’avons vu plus haut pour chaque interruption il nous faudra plusieurs minutes (20 en moyenne *) pour retrouver le niveau de concentration que nous avions avant d’être interrompue.
Alors comment gagner du temps en limitant ces interruptions incessantes, sans passer pour une rabat-joie ?
Ma solution radicale : Essayez le télétravail. De plus en plus d’entreprises sautent le pas. Pourquoi ne pas essayer quelques heures par semaines si vous en avez la possibilité ? Ainsi vous êtes sûre que vos collègues ne vous interrompront pas.
Ma solution cool : Instaurez des « blocs-temps ». C’est la solution que nous avions trouvée quand je travaillais en agence de travail temporaire. Pendant une durée définie, les collègues font comme si la personne en « bloc-temps » est en rendez-vous extérieur afin qu’elle puisse travailler sans être interrompue.[rara_spacing spacing_height= »10px »]
#4 Suivre votre rythme
Vous avez remarqué que vous vous concentrez mieux le matin, l’après-midi ? Ou encore que vous avez une baisse de régime après déjeuner ?
Dans ce cas, adaptez votre emploi du temps en fonction de votre rythme naturel.
Ma solution pour gagner du temps : Travaillez sur les tâches qui nécessitent de la concentration aux moments où vous êtes le plus en forme. Et réservez les moins compliquées aux moments où vous vous sentez moins motivée.[rara_spacing spacing_height= »10px »]
#5 Déléguer
Gain de temps estimé : plusieurs heures par semaine[rara_spacing spacing_height= »10px »]
Pas besoin d’être cadre pour pouvoir déléguer. Si votre charge de travail est trop lourde, pourquoi ne pas engager un stagiaire ou étudiant en alternance ?
Son intégration réclamera un investissement de votre part, mais ensuite quel gain de temps pour vous ! Et non seulement se sera gratifiant de transmettre à quelqu’un ce que vous savez, mais en plus votre stagiaire sera content d’acquérir de l’expérience professionnelle.
Voici mes solutions pour gagner du temps :
Ma solution radicale : Faites la liste de ce que vous pouvez déléguer et du temps d’exécution estimé, puis demandez à embaucher quelqu’un pour vous assister.
Ma solution cool : Faites la liste de ce que vous pouvez déléguer et du temps d’exécution estimé, puis demandez à embaucher un stagiaire.[rara_spacing spacing_height= »10px »]
Comme je vous l’ai précisé plus haut, ce sont des solutions que j’ai adoptées lorsque j’étais salariée et que je mets encore en pratique maintenant. Elles vous aideront à vous sentir moins stressée et vous feront gagner du temps. Vous serez donc plus productive et plus efficace.
Pourquoi ne pas faire le test ?[rara_spacing spacing_height= »10px »]
Et vous, quelles sont vos astuces pour ne plus vous sentir débordée au travail ?
N’hésitez pas à partager votre expérience en commentaires !
* Sources : Capital.fr
2 réponses
C’est vrai que dés que je reçois un mail, je me sens obligé de le lire et d’y répondre. Des pros félicitent ma rapidité de répondre mais ça me prend tellement de temps que tout se décale et ma journée est interminable. Je vais tester tes conseils pendant un mois et je te dirai 🙂
J’espère que ces conseils te seront utiles !
Merci pour ton passage sur le blog